Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

La présente politique explique comment helmhomegoods traite les données personnelles liées à la consultation de helmhomegoods.com, à l’achat de mobilier d’intérieur, au suivi d’une livraison, à une demande de service après-vente ou à l’utilisation des fonctions proposées par notre boutique Shopify.

Nous appliquons les principes du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), de la loi française Informatique et Libertés ainsi que les règles applicables aux cookies et autres traceurs. Nous cherchons notamment à limiter la collecte aux données réellement nécessaires, à expliquer leur utilisation et à donner aux utilisateurs un moyen concret d’exercer leurs choix.

Cookies et gestion de vos choix

Notre boutique peut utiliser différentes catégories de cookies ou technologies similaires. Leur fonctionnement dépend de leur finalité et, lorsque la réglementation l’exige, de votre choix exprimé dans notre outil de gestion du consentement.

Cookies strictement nécessaires

Les cookies strictement nécessaires permettent au site de fournir des fonctions indispensables à une boutique de mobilier en ligne. Ils peuvent notamment servir à :

maintenir votre panier pendant votre navigation ;

conserver temporairement les informations nécessaires au processus de commande ;

sécuriser les formulaires et limiter les tentatives frauduleuses ;

assurer le fonctionnement de l’espace client lorsqu’il est disponible ;

maintenir une session sécurisée ;

mémoriser certains choix techniques nécessaires au fonctionnement du site ;

enregistrer vos préférences relatives aux cookies afin de ne pas vous demander votre choix à chaque page.

Lorsque ces traceurs sont strictement nécessaires à la fourniture du service demandé ou à la sécurité du site, ils peuvent être utilisés sans consentement préalable dans les limites prévues par la réglementation.

Cookies de mesure d’audience et d’analyse

Des outils statistiques peuvent être utilisés afin de comprendre, par exemple, quelles collections de meubles sont consultées, quelles pages rencontrent des erreurs, comment les visiteurs naviguent entre une fiche produit et le panier ou quelles fonctions doivent être améliorées.

Lorsque les caractéristiques d’un outil de mesure d’audience ne permettent pas de bénéficier d’une exemption légale de consentement, aucun traceur correspondant n’est activé avant votre accord.

Lorsque des outils tels que Google Analytics ou d’autres solutions analytiques sont effectivement activés sur notre boutique, leur utilisation est présentée dans le gestionnaire de cookies avec la finalité correspondante.

Cookies publicitaires et de personnalisation marketing

Les pixels publicitaires et autres traceurs marketing peuvent servir à mesurer l’efficacité d’une campagne, attribuer une vente à une publicité, limiter la répétition d’une annonce ou constituer des audiences publicitaires selon les paramètres disponibles.

Ces traceurs ne doivent pas être déposés ou lus avant votre consentement lorsqu’un consentement est requis.

Lorsque des technologies publicitaires telles que Google Ads, les balises Google ou d’autres pixels publicitaires sont activées sur le site, elles sont soumises à vos choix dans notre gestionnaire de cookies.

Refuser les cookies publicitaires n’empêche pas de consulter nos meubles, d’ajouter des produits au panier ou de passer une commande.

Accepter, refuser ou personnaliser les cookies

Lors de votre première visite, le bandeau de consentement vous permet, selon les fonctions effectivement utilisées sur le site, d’accepter, de refuser ou de personnaliser les catégories de traceurs non essentiels.

L’absence d’action de votre part n’est pas considérée comme une acceptation des cookies nécessitant un consentement.

Les options d’acceptation et de refus sont présentées de manière à permettre un choix réel. Aucun cookie publicitaire nécessitant votre consentement ne doit être déclenché simplement parce que vous continuez à parcourir le site.

Retirer votre consentement à tout moment

Vous pouvez modifier votre décision après l’avoir donnée. Un accès permanent à la gestion des cookies doit être disponible sur le site, par exemple au moyen d’un lien intitulé « Gérer mes cookies » ou d’un module équivalent accessible depuis les pages de helmhomegoods.com.

Lorsque vous retirez votre consentement, les opérations futures de lecture ou d’écriture des traceurs concernés depuis notre site sont arrêtées dans la mesure requise par la réglementation et par les possibilités techniques applicables.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Durée de mémorisation du choix relatif aux cookies

Afin d’éviter de vous demander continuellement de répéter votre choix, nous pouvons conserver la preuve ou la préférence de consentement pendant une durée appropriée. Une période d’environ 6 mois peut être utilisée comme référence de bonne pratique, sous réserve de l’évolution des recommandations de la CNIL, de la configuration du site et de la nature des traceurs concernés.

Une modification importante des technologies utilisées ou des finalités poursuivies peut nécessiter une nouvelle demande de consentement avant l’expiration de cette durée.

Partage des données avec Shopify

Notre boutique fonctionne sur la plateforme Shopify. Dans ce cadre, Shopify peut traiter des données nécessaires à l’hébergement et au fonctionnement du commerce électronique, notamment des informations techniques, des données liées aux commandes, aux sessions, au panier, au compte client et à la sécurité de la boutique.

Le périmètre exact dépend des fonctionnalités Shopify activées et de l’utilisation concrète de ses services.

Les données ne sont pas communiquées à Shopify dans le but de lui permettre de modifier librement une commande ou d’utiliser les informations au-delà des traitements correspondant aux services concernés et aux conditions applicables.

Partage des données avec les prestataires de paiement

Lorsqu’un client règle une commande, certaines données nécessaires au paiement sont transmises au prestataire de paiement effectivement sélectionné ou affiché lors du passage en caisse.

Ces informations peuvent comprendre :

le montant de la transaction ;

la devise ;

les références de commande ;

certaines informations d’identification et de facturation ;

les données nécessaires à la prévention de la fraude ;

les informations de paiement nécessaires à l’autorisation de la transaction.

helmhomegoods n’a pas pour vocation de conserver dans son propre système le numéro complet de votre carte bancaire lorsque le paiement est traité directement par un prestataire de paiement sécurisé.

Les données bancaires sont traitées conformément aux règles et durées propres au prestataire concerné ainsi qu’aux obligations légales applicables.

Partage des données avec les transporteurs

La livraison d’un canapé, d’une table, d’une armoire, d’un meuble de rangement ou d’un autre article volumineux nécessite la transmission de certaines informations au transporteur chargé de l’acheminement.

Selon la commande, les transporteurs pouvant intervenir comprennent notamment DHL Express, UPS® et FedEx.

Nous pouvons leur transmettre uniquement les données raisonnablement nécessaires à l’exécution de la livraison, notamment :

le nom du destinataire ;

l’adresse de livraison ;

le numéro de téléphone lorsque nécessaire à la livraison ;

les informations de colis ;

la référence ou le numéro d’expédition ;

les éventuelles instructions de remise nécessaires.

Ces informations sont communiquées dans le but d’assurer le transport, le suivi, la preuve de livraison et, si nécessaire, la résolution d’un incident logistique.

Partage avec les outils publicitaires

Lorsqu’un outil publicitaire soumis au consentement est activé, des données telles que des identifiants en ligne, informations relatives au navigateur, événements de consultation, ajout au panier, interaction avec une publicité ou achat peuvent être transmises au fournisseur concerné, conformément aux choix exprimés dans le gestionnaire de cookies.

Lorsque Google Ads ou une technologie publicitaire Google est effectivement utilisée, les signaux correspondants ne sont activés qu’en fonction de la configuration technique applicable et de votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Nous ne considérons pas l’acceptation des conditions générales de vente comme un consentement automatique au suivi publicitaire.

Partage avec les outils d’analyse

Lorsqu’un service d’analyse est activé, les données partagées sont limitées autant que possible aux informations nécessaires à la compréhension du fonctionnement du site : pages vues, événements de navigation, données techniques relatives au terminal, durée de session, source de visite et interactions avec les fonctions du site.

Les données directement nécessaires à la livraison d’un meuble, telles que votre adresse postale complète, ne sont pas destinées à être utilisées comme données ordinaires de mesure d’audience.

Aucune vente libre de vos données personnelles

helmhomegoods ne commercialise pas librement les coordonnées de ses clients sous la forme de fichiers de contacts destinés à permettre à des tiers indépendants de prospecter ces personnes sans fondement juridique approprié.

Si une transmission à un partenaire pour ses propres opérations de prospection devait être mise en place à l’avenir, elle ferait l’objet de l’information et, lorsque cela est nécessaire, du consentement requis avant cette utilisation.

Transferts internationaux de données

Certains prestataires techniques peuvent exploiter des infrastructures situées en dehors de la France ou de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert international de données personnelles est nécessaire, nous cherchons à nous assurer qu’il repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou, lorsque cela est nécessaire, des clauses contractuelles types accompagnées des garanties appropriées.

La localisation d’un prestataire ne modifie pas l’obligation de protéger les données traitées dans le cadre des services utilisés par notre boutique.

Sécurisation des échanges avec le site

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles destinées à limiter les risques d’accès non autorisé, d’altération, de divulgation ou de destruction des informations personnelles.

Les communications entre votre navigateur et notre boutique sont protégées au moyen de mécanismes de chiffrement en transit adaptés aux services web modernes, notamment lorsque les informations passent par une connexion HTTPS.

Les mesures de sécurité peuvent également comprendre la limitation des accès administrateurs, la gestion des droits d’accès, les protections proposées par Shopify, la surveillance d’activités anormales, la mise à jour des composants utilisés et la limitation de l’accès aux données aux personnes ou prestataires qui en ont besoin pour accomplir leur mission.

Protection de l’administration Shopify

L’accès aux fonctions administratives de la boutique est réservé aux personnes autorisées. Les comptes administratifs doivent être gérés individuellement lorsque cela est possible et protégés par les dispositifs d’authentification disponibles.

Nous cherchons à éviter l’utilisation de comptes partagés sans nécessité, à retirer les accès devenus inutiles et à limiter les autorisations des applications installées aux fonctions nécessaires.

Principe d’accès limité

Le fait de travailler avec un prestataire ne signifie pas que celui-ci doit recevoir l’intégralité de la base clients.

Un transporteur a principalement besoin des informations de livraison ; un prestataire de paiement reçoit les données nécessaires au paiement ; un outil d’analyse reçoit les informations nécessaires à la mesure ; un outil publicitaire ne doit recevoir les signaux concernés qu’en fonction des choix de consentement et de la configuration applicable.

Procédure en cas de violation de données

Si nous détectons un incident susceptible d’avoir compromis des données personnelles, nous cherchons à :

1. identifier et contenir l’incident ;

2. déterminer les systèmes et catégories de données concernés ;

3. évaluer les conséquences possibles pour les personnes ;

4. conserver les informations nécessaires à l’analyse de l’incident ;

5. corriger ou limiter la cause technique lorsque cela est possible ;

6. déterminer si une notification à la CNIL est légalement requise ;

7. informer les personnes concernées lorsque le niveau de risque et la réglementation l’exigent.

Lorsqu’une violation de données personnelles doit être notifiée à l’autorité de contrôle en application du RGPD, cette notification est effectuée, dans la mesure du possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.

Durée de conservation : commandes et facturation

Les données nécessaires au traitement courant d’une commande sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la vente, de la livraison, du service après-vente et de la relation commerciale correspondante.

Les factures, écritures et données qui doivent être conservées au titre d’obligations comptables ou fiscales peuvent être archivées pendant 10 ans lorsqu’une telle durée légale s’applique.

Une donnée conservée à des fins d’archivage légal n’est pas pour autant maintenue indéfiniment dans les outils commerciaux actifs.

Durée de conservation : relation client

Les informations utilisées pour gérer la relation commerciale peuvent être conservées pendant la relation active puis, lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux opérations courantes, supprimées ou placées en archivage restreint selon les obligations et délais applicables.

Les données utilisées à des fins de prospection auprès d’un client peuvent généralement être conservées pendant la relation commerciale puis pendant 3 ans à compter de la fin de cette relation, sous réserve du fondement juridique approprié et de l’exercice du droit d’opposition.

Durée de conservation : prospects

Lorsqu’une personne n’a encore effectué aucun achat et que ses coordonnées sont utilisées pour une prospection autorisée, celles-ci peuvent être conservées pendant une durée maximale appropriée, généralement 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact actif provenant du prospect.

À l’issue de cette période, les données sont supprimées ou un nouveau consentement est recueilli lorsqu’il est nécessaire de continuer le traitement.

Demandes de service client et réclamations

Les échanges concernant une livraison, un meuble endommagé, une pièce manquante, un retour, une garantie ou une réclamation peuvent être conservés pendant la durée nécessaire au traitement du dossier puis pendant la période raisonnablement nécessaire à la preuve, à la défense de droits ou au respect d’une obligation légale.

Lorsqu’une procédure contentieuse est en cours, les informations directement pertinentes peuvent être conservées jusqu’à la clôture du dossier et l’expiration des délais de recours applicables.

Données de paiement

Les informations complètes de carte bancaire ne sont pas destinées à être conservées directement par helmhomegoods lorsque la transaction est gérée par un prestataire spécialisé.

Nous pouvons en revanche conserver des références de transaction, le statut du paiement, le montant payé et certaines informations nécessaires à la comptabilité, à la prévention des fraudes, au remboursement ou à la résolution d’un litige.

Suppression, anonymisation et archivage

À l’expiration de la durée pertinente, les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées, anonymisées ou isolées dans un archivage à accès restreint lorsqu’une conservation supplémentaire est imposée ou justifiée par une obligation légale.

Nous appliquons ce principe aux outils que nous contrôlons directement et demandons à nos prestataires d’appliquer leurs propres obligations de suppression et de conservation conformément à leur rôle et aux contrats applicables.

Vos droits sur vos données

Selon les circonstances et le fondement du traitement, vous pouvez disposer notamment des droits suivants :

droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données ;

droit d’accès à vos données personnelles ;

droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes ;

droit à l’effacement dans les situations prévues par le RGPD ;

droit à la limitation du traitement ;

droit d’opposition à certains traitements ;

droit de vous opposer à tout moment à la prospection commerciale ;

droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies ;

droit de retirer un consentement précédemment donné ;

droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Comment demander l’accès, la correction ou la suppression de vos données

Pour exercer un droit, vous pouvez suivre la procédure suivante :

1. indiquez clairement le droit que vous souhaitez exercer ;

2. indiquez les informations permettant de retrouver raisonnablement votre dossier, par exemple le nom utilisé pour la commande ou son numéro ;

3. précisez les données concernées lorsque votre demande porte uniquement sur une partie de vos informations ;

4. transmettez votre demande au canal de confidentialité indiqué à la fin de la présente politique ;

5. nous pouvons demander des informations supplémentaires uniquement lorsqu’elles sont raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité ;

6. après vérification, nous traitons la demande selon les délais et limites prévus par le RGPD.

Nous cherchons à répondre sans retard injustifié et, en principe, dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD lorsque la demande est particulièrement complexe ou nombreuse ; dans ce cas, la personne concernée est informée conformément à la réglementation.

Portabilité de vos données

Lorsque le droit à la portabilité est applicable, vous pouvez demander à recevoir les données concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Ce droit ne signifie pas que toutes les informations internes, documents comptables ou données issues de nos propres analyses doivent automatiquement être transférés. Il s’applique dans les conditions et limites prévues par le RGPD.

Opposition à la prospection commerciale

Vous pouvez demander à tout moment l’arrêt de l’utilisation de vos données à des fins de prospection directe.

Nous pouvons conserver pendant une durée appropriée une information minimale permettant de mémoriser cette opposition afin d’éviter que votre adresse ne soit accidentellement réintroduite dans une liste de prospection. Cette liste d’opposition n’est pas utilisée pour vous envoyer de nouvelles communications commerciales.

Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits relatifs aux données personnelles n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel disponible.

Données collectées lors d’une commande de mobilier

Pour préparer et livrer une commande de mobilier, nous pouvons avoir besoin de données telles que :

nom et prénom ;

adresse de livraison ;

adresse de facturation lorsqu’elle est différente ;

adresse électronique ;

numéro de téléphone lorsque nécessaire au suivi ou à la livraison ;

articles commandés, variantes, quantités et prix ;

numéro et date de commande ;

statut du paiement ;

état de préparation et de livraison ;

historique utile au service après-vente.

Ces informations sont principalement traitées parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution de la commande ou à l’accomplissement de mesures demandées par le client avant la conclusion du contrat.

Pourquoi une adresse et un téléphone peuvent être nécessaires

Une table, un canapé, une armoire ou un meuble de rangement ne peut pas être livré sans adresse suffisamment précise. Selon le transporteur et les caractéristiques de la livraison, un numéro de téléphone peut également être nécessaire pour une notification, une tentative de livraison ou la résolution d’un problème d’accès.

Nous ne demandons pas ces informations uniquement pour augmenter artificiellement le volume de données détenues : elles répondent à des besoins concrets de préparation, de livraison et de suivi de la commande.

Données relatives au service après-vente

Lorsqu’un client signale un meuble endommagé, un défaut, une pièce manquante ou une erreur de livraison, nous pouvons collecter les informations nécessaires à l’analyse du dossier, notamment des photographies du produit, de son emballage, des étiquettes, des références de pièces ou des échanges avec le transporteur.

Ces données servent à vérifier l’incident, organiser une réparation ou un remplacement, traiter une garantie, lutter contre la fraude ou établir la preuve des mesures prises.

Données de navigation

La consultation du site peut générer des données techniques telles que l’adresse IP, le type de navigateur, le terminal utilisé, les pages consultées, les événements techniques, la date et l’heure de connexion et certaines informations relatives à la session.

Selon leur nature, ces données peuvent être nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site ou être utilisées à des fins de mesure d’audience et de publicité uniquement selon le fondement juridique approprié et vos choix de consentement.

Bases juridiques utilisées

Nous ne reposons pas tous nos traitements sur le consentement. Selon la situation, le traitement peut reposer sur :

l’exécution du contrat, par exemple pour traiter une commande et organiser sa livraison ;

une obligation légale, par exemple pour conserver certaines informations comptables ;

notre intérêt légitime, lorsque cet intérêt est compatible avec vos droits, par exemple pour sécuriser le site, prévenir certaines fraudes ou défendre nos droits ;

votre consentement, notamment lorsque celui-ci est requis pour certains cookies, traceurs ou opérations marketing.

Principe de minimisation

Nous cherchons à ne collecter que les informations adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour la finalité annoncée.

Ainsi, le traitement d’une demande concernant une pièce manquante ne justifie pas automatiquement la collecte de données étrangères au dossier, et une mesure d’audience ne justifie pas automatiquement l’utilisation de toutes les informations figurant dans une commande.

Protection des mineurs

helmhomegoods commercialise principalement du mobilier et n’a pas pour objectif de collecter volontairement des données personnelles auprès de jeunes enfants à des fins publicitaires.

Lorsqu’un traitement reposant sur le consentement concerne directement un mineur et qu’une règle spécifique relative à l’âge du consentement numérique est applicable, nous appliquons les exigences prévues par le droit français et le RGPD.

Si nous apprenons qu’une donnée concernant un mineur a été collectée sans base juridique valable alors qu’un consentement parental était requis, nous prenons les mesures appropriées pour supprimer ou régulariser le traitement.

Liens vers des sites extérieurs

Notre boutique peut contenir des liens permettant d’accéder à des services externes, par exemple un site de transporteur, un service de paiement ou une ressource tierce.

Après avoir quitté helmhomegoods.com, le traitement effectué directement par le site externe relève de sa propre politique de confidentialité et de ses propres responsabilités.

Cette distinction ne nous exonère pas des responsabilités qui nous incombent pour les traitements, traceurs ou transmissions de données que nous déclenchons nous-mêmes depuis notre boutique avant ou pendant cette interaction.

Applications et services tiers ajoutés à Shopify

Nous pouvons ajouter ou supprimer des applications Shopify afin d’améliorer certaines fonctions de la boutique. Avant d’autoriser un outil à traiter des données personnelles, nous cherchons à vérifier que l’accès demandé est cohérent avec la fonction fournie.

Lorsqu’un nouvel outil modifie de manière substantielle les catégories de destinataires, les finalités ou les mécanismes de suivi soumis au consentement, les informations du site et, lorsque nécessaire, le gestionnaire de cookies sont actualisés.

Modification de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte d’une évolution du RGPD, des recommandations de la CNIL, des fonctionnalités Shopify, de nos prestataires ou de notre organisation interne.

La version actualisée est publiée sur cette page. Lorsqu’une modification change substantiellement la manière dont nous utilisons des données personnelles, nous fournissons une information appropriée avant que le nouveau traitement ne soit appliqué lorsque la réglementation l’exige.

Une modification de la politique ne permet pas de transformer rétroactivement un consentement précédemment donné en autorisation pour une finalité nouvelle et incompatible.

Lorsque le nouveau traitement exige un consentement, celui-ci est demandé séparément avant son activation.

Coordonnées relatives à la confidentialité

helmhomegoods
Site : helmhomegoods.com
E-mail : clearcare@helmhomegoods.com
Téléphone : +81(708)923 69 37
Adresse : 3-11-18-406 Takenotsuka, Adachi-ku, Tokyo 121-0813, Japon
Service client : du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00. Le délai de réponse peut être plus long les week-ends et les jours fériés.